Azt gondolhatnánk, hogy a vállalatunk által szervezett különböző rendezvények – például konferenciák, szakmai vásárok – csak akkor jelentenek kihívást, amikor külsős közönségnek szánjuk azokat. De valójában a céges rendezvények megtervezése és lebonyolítása sem mindig egyszerű, hiszen számos területet kell koordinálnunk, miközben egy mindenki számára élvezetes és izgalmas programot szeretnénk létrehozni.

A cikkünkben hét fontos tényezőt mutatunk be, amelyeket szem előtt kell tartani, amikor ilyen jellegű eseményt szervezünk.

Konkrét cél és program nélkül nincs esemény

Mindegy, hogy egy szakmai továbbképzést, egy üzleti találkozót, egy díjátadót vagy csak egy szimpla csapatépítést tervezünk, rendelkeznünk kell egy konkrét céllal, amire épül a rendezvény – ezt pedig aztán kommunikálnunk is kell. Máskülönben a dolgozóink azt gondolhatják, hogy csak felesleges időpazarlásról van szó, és nem érkeznek majd nagy kedvvel a helyszínre.

A célhoz, az okhoz kell illeszkednie az esemény programjának is, ami lehetőleg legyen interaktív, színes és változatos, hogy máskor is szívesen jöjjenek el a beosztottak.

Kommunikáljunk!

Amint megszületik az ötlet, már érdemes elkezdeni rebesgetni a kollégák körében, hogy egy rendezvénnyel készülünk nekik. Amint pedig megvannak az első és legfontosabb konkrétumok – mint az időpont és a helyszín –, küldjünk ki meghívókat is! Ezzel biztosíthatjuk, hogy minél többen ráérjenek, de abban is segít, hogy a résztvevők számának ismeretében könnyebben kiválaszthassuk a helyszínül szolgáló konferenciaközpontot vagy rendezvénytermet.

Az időpont meghatározása kulcsfontosságú

Ha már említettük: nagyon fontos, hogy ideális időpontot találjunk az eseményünknek. Vegyük számításba, hogy melyek az év, a hónap, illetve a hét leghúzósabb szakaszai a vállalkozásunk szempontjából, és lehetőleg ne ezekre időzítsük a rendezvényt. Azzal is számoljunk, hogy a dolgozók a hétvégéket általában inkább a szeretteik körében töltik, nem pedig munkahelyi programokkal, így elsősorban hétköznapokat célozzunk meg. Szintén kerülendők az ünnepnapok és az ünnepek körüli időpontok.

Ideális helyszínt kell találnunk

Ha már megvan a cél és a program, illetve látjuk, hogy körülbelül mennyi kolléga fog ráérni az adott napon, könnyebb dolgunk van a helyszín kiválasztása terén. Nem árt, ha a kiválasztott rendezvényterem vagy konferenciaközpont illeszkedik a cégünk stílusához is és ha minden résztvevő számára könnyen megközelíthető.

A cateringről is illik gondoskodni

Ha már meghívtuk a kollégákat, az a minimum, hogy gondoskodunk az esemény során elfogyasztott ételekről és italokról is, hiszen kvázi a mi kedvünkért jöttek el. Mindenképp gondoljunk azokra is, akik valamilyen ételintoleranciával, allergiával rendelkeznek!

Egy igazán jó rendezvényhez ismernünk kell a kollégákat

Ahhoz, hogy egy mindenki számára izgalmas és élményekkel teli rendezvényt hozhassunk létre, ismernünk kell a dolgozók ízlését, preferenciáit. Ez egyszerűnek tűnhet, de ha a cég összetétele színes, akkor okozhat némi fejfájást. Ilyen esetekben célszerű többféle opcionális programmal is készülni, hogy mindenki meglelje az örömét.

Ne feledjük a büdzsé-kérdést!

Mindez nem kis költségeket róhat a cégünkre, gondoljunk csak egy konferenciaközpont bérleti díjára vagy éppen a teljes körű cateringre. Érdemes tehát már előre készíteni egy kalkulációt, és megnézni, hogy körülbelül milyen programok, milyen helyszínek és egyéb részletek férnek bele a költségvetésünkbe.

Ennek ellenére azonban jó ötlet évente néhány alkalommal ilyen rendezvényekkel készülni, hiszen összekovácsolhatja a csapatot, javíthatja a munkamorált és ezáltal a munkahelyi hatékonyságra is jó hatással lehet.