Az alábbiakban nyolc olyan konkrét iránymutatást adunk, amelyek zökkenőmentessé teszik a konferenciaszervezést, és amelyeknek hála maximálisan kihasználhatjuk a lehetőségeinket.
Kezdjük el időben a szervezést!
Ha azt szeretnénk, hogy a konferenciáig hátralévő idő ne idegeskedéssel, hanem higgadt szervezéssel teljen el, akkor már jó előre el kell kezdenünk a készülést. Ez több szempontból is fontos. Minél hamarabb tűzzük ki a dátumot, annál nagyobb esélyünk van arra, hogy ráérnek a szakmában neves előadók, és annál valószínűbb, hogy többen részt tudnak majd venni az eseményen. Emellett, ha időben vagyunk, lefoglalhatjuk a legnívósabb konferenciatermeket és a minőségi szolgáltatócégeket is, legyen szó a technológia biztosításáról vagy a cateringről.
Jelöljük ki a témát, a célkitűzéseket!
Az első feladatok között szerepel annak meghatározása, hogy mi lesz a konferencia fő témája és célja – így érhetjük el, hogy az esemény fókuszált és koherens legyen. Emellett ez segít a legjobb előadók megtalálásában és az érdeklődők bevonzásában is.
Ügyeljünk a diverzitásra!
Sokkal színesebb, izgalmasabb és szakmailag professzionálisabb lehet az eseményünk, ha különböző szempontokat képviselő előadókat hívunk meg. A más és más aspektusok megjelenítése növelheti a konferencia értékét, de még az esemény vonzerejét is a résztvevők számára.
Vonjuk be a résztvevőket!
Ha nem szeretnénk, hogy az eseményünk egy kissé unalmas, lapos konferencia legyen, biztosítsunk interaktív szekciókat is. Az előadásokban legyen helye kérdéseknek, párbeszédeknek az előadóval, ezek között pedig szervezhetünk műhelyeket, kerekasztalbeszélgetéseket is. Ezt a résztvevők nemcsak azért értékelik majd, mert izgalmasabbá teszik a konferenciát, hanem azért is, mert számos hasznos szakmai kapcsolatra szert tehetnek majd.
Biztosítsunk lehetőséget a networkingre!
És ha már szakmai kapcsolatok: mindenki jól tudja, hogy a konferenciák egyik nagy előnye, hogy az ember fontos, új ismeretségeket köthet. Éppen ezért kell nekünk is lehetőséget biztosítani a networkingre: a fent említettek mellett legyenek kávészünetek, közös ebéd vagy vacsora, ahol a szakmabeliek kötetlenebbül, könnyebben kapcsolódhatnak.
Biztosítsuk a gördülékeny lefolyást!
A konferenciaszervezés során kiemelt figyelmet kell fordítanunk arra, hogy minden profi módon, gördülékenyen történjen. Ezt többféleképpen is biztosíthatjuk. Például: delegáljuk a feladatok egy részét, állítsunk össze már a folyamat elején egy profi csapatot, amelyben mindenki tisztán látja a feladatait, dolgozunk együtt megbízható cégekkel!
Kezeljük a helyzeteket rugalmasan, proaktívan!
Bármennyire is profi a szervezés, nem várt események könnyen belerondíthatnak a zavartalan eseményünkbe. Emiatt fontos, hogy mindig őrizzük meg a hidegvérünket, legyünk rugalmasak, igyekezzünk mindent proaktívan, határozottan megoldani és rendelkezzünk „B”-tervekkel!
Ne feledjük az utókövetést!
A konferenciaszervezési feladatok nem érnek véget azzal, hogy az utolsó vendég is kilép a konferenciaterem ajtaján. Fontos, hogy az eseményt követő napokban végezzünk utókövetést: mind az előadókkal, mind a résztvevőkkel vegyük fel a kapcsolatot, kérjünk visszajelzést! Ez a kulcsa annak, hogy a jövőben még profibb konferenciákat hozhassunk létre.